从档案视角看电子证照的管与用

发布时间:2019-07-09 11:28:37

?#21152;錚?#38754;对电子证照,档案部门如何应对?

2019年4月26日,国务院令第716号公布《国务院关于在线政务服务的若干规定》。该规定要求:“国?#21307;?#31435;电子证照共享服务系统,实现电子证照跨地区、跨部门共享和全国范围内互信互认?#20445;?#26126;确“电子证照与纸质证照具有同等法律效力”。电子证照与电子印章、电子签名、电子档案一样,是支撑在线政务服务的重要基础工具。同时,电子证照与政务服务电子文件归档和电子档案管理联系紧密,需要档案部门认真研究、有效应对。

认识电子证照

熟悉掌握电子证照的内涵及其形成使用规律,是我们在电子证照管与用上有所作为的前提。我们常?#26723;?#35777;照,是指由机关、团体、企事?#26723;ノ话?#21457;的、能够证明资格或权利等的凭证类文件。对于电子证照的定义,有两种权威的表述,一是国务院第716号令的表述:电子证照是由计算机等电子设备形成、传输和存储的证件、执照等电子文件;另一种是国家标准的表述:电子证照是由计算机等电子设备形成、传输和存储的证照数据文件。

深入了解什么是电子证照,我们可以从相关国家标准中?#19994;?#31572;案。20181115日,国家发布了电子证照6个标准,分别是:《GB/T369012018电子证照总体技术架构》《GB/T369022018电子证照目录信息规范》《GB/T369032018电子证照元数据规范》《GB/T369042018电子证照标识规范》《GB/T369052018电子证照文件技术要求》《GB/T369062018电子证照共享服务接口规范》,其中有关元数据和版式文件的标准规定,与档案工作关系密?#23567;?#30005;子证照元数据包括基础信息、业务信息、加注件信息3个部分。电子证照以版式电子文件形态表示,应满足以下要求:使用OFD文件格式;一个文件内?#35805;?#25324;一个证照?#35805;?#21547;电子证照元数据和电子证照标识;宜包含照面数据标引?#35805;?#21547;数字签名或电子签章等内容;不使用动态元素,如动画、视?#26723;齲话?#21547;的需以原格式利用的附件,采用外部附件方式处理,其他的附件转为电子证照文件的页面;证照显现和交互所需的数据自包含。

认识电子证照,主要有两种不同的视角。一种是数据管理部门的视角,认为电子证照是一种公共数据,其主要着眼点在于支撑在线政务服务的应用。另一种是档案部门的视角,认为电子证照是一种电子文件或电子档案,其主要着眼点在于电子证照的归档保存?#32479;?#26399;利用。两?#36136;?#35282;对电子证照管与用的基本要求也有所不同,数管部门强调的是真实性、完整性、及时性、安全性,档案部门强调的是真实性、完整性、可用性、安全性,除真实性、完整性、安全性是一致的要求外,数管部门更强调支撑当下应用的及时性,档案部门则强调长期可用性。另外,对于完整性要求的角度也是不同的,数管部门关注的是某类电子证照的全数据,档案部门看重的是电子证照形成材料归档的完整齐全。

如果从电子证照收、管、存、用全过程管理的角度来分析,数管部门的“收”指的是数据归集,档案部门的“收”则是指电子文件归档;数管部门“管”的是结果信息,档案部门“管”的是全程信息;数管部门?#25353;妗?#30340;是公共数据,档案部门?#25353;妗?#30340;是电子档案;数管部门的“用”主要为了支撑应用、服务当下,档案部门的“用”主要为了保存记录、服务长远。

正确的应对之道

面对电子证照,档案部门如何应对?笔者认为,应该是“有所为有所不为”。那么,在哪些方面“有为?#20445;?#22312;哪些方面“不为?#20445;?#22238;答这个问题,需要我们对电子证照的具体应用场景进行深入分析。

第一种应用场景——颁发新电子证照,就是在政务服务事项的办结回复?#26041;冢?#30001;颁发机构向申请人(即持证主体)颁发新的电子证照。在这种应用场景下,电子证照的性质是电子文件,是政务服务事项电子文件的组织部分,与政务服务事项电子文件工作相关。毫无疑问,对于这一应用场景的电子证照管理,档案部门有“可为”之处,也必须有所作为。

第二种应用场景——电子证照共享服务,就是在政务服务事项的办理?#26041;冢?#30001;办事机构向数管部门的电子证照库调取电子证照信息。在这种应用场景下,电子证照的性质是由公共数据转变成了政务服务事项的电子文件,也应成为归档的一部分。因此,在这里档案部门也是可为的。

第三种应用场景——增量电子证照归集,就是由电子证照颁发机构,将新颁发的电子证照数据通过接口交换到数管部门的电子证照库。增量电子证照归集?#35805;?#37117;是通过系统平台对接和接口数据交换自动完成的,其责任主体分别是颁发机构和数管部门。在这一应用场景下,电子证照的性质是由电子档案转变为公共数据,档案部门既无责任,也无“可为”的空间。

第四种应用场景——存量电子证照归集,就是由证照颁发机构在对历史证照(即证照档案)数字化、数据化的基础上,将历史证照数据归集汇总到数管部门的电子证照库。这一应用场景与上一应用研究场景类似,电子证照的性质是档案转变为公共数据,在数据归集?#26041;?#19978;档案部门并无责任,但在数据归集的基础工作方面,即在历史证照的数字化、数据化方面档案部门的作用显然是不可或缺的。

第五种应用场景——电子证照库管理。由于电子证照库的电子证照本身都来源于档案,类似于一个专题档案数据库,因此不必再重复归档或?#24179;?#36827;馆。在这种应用场景下,电子证照的性质是公共数据,数管部门是唯一的责任主体。

综上所述,对于作为政务服务事项办理结果的电子证照的归档,电子证照共享服务信息的归档,以及?#24179;?#35777;照档案数字化、数据化,助力存量电子证照归集等工作,档案部门应有所作为。而对于电子证照的归集、电子证照库的管理、电子证照库的接收进馆等工作,档案部门应慎为或不为。

 

节选自《中国档案报》201974日 总第3394期 第三版


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